Gerenciador de arquivos

Gerenciador de Arquivos: chega de perder arquivos importantes

Gerenciadores de aquivos são programas criados especialmente para organizar pastas e aquivos. Confira como utilizá-lo e algumas dicas!

Você está atrasado! Seu celular descarregou durante a noite e deixou de tocar o alarme, o que te fez perder hora para o trabalho.

Além disso, você precisa chegar ao escritório 15 minutos antes do que o seu relógio mostra ser possível. Para ajudar, não consegue encontrar um documento importante no meio da bagunça que está o seu quarto.

A situação acima mostra dois problemas que podem atrapalhar bastante o desempenho de qualquer profissional: o imprevisto e a falta de organização. Mas não é só no mundo físico que esses problemas incomodam.

Boa parte da nossa vida profissional está guardada em formato digital. E, infelizmente, é muito fácil deixar que os arquivos se acumulem e se percam em uma área de trabalho sem fim.

Por isso, veja algumas técnicas úteis para usar um gerenciador de arquivos, transformar o caos em ordem e deixar seu dia a dia mais produtivo agora mesmo!

Estabeleça uma rotina

O primeiro passo para usar um gerenciador de arquivos com eficácia é estabelecer uma rotina de organização. Muitas pessoas deixam para fazer uma limpeza geral de tempos em tempos, mas essa não é a melhor saída.

Para te ajudar a entender o motivo, vamos voltar no exemplo do quarto. Com que frequência você acha que ele deveria ser limpo e arrumado? Uma vez por semana ou a cada 6 meses?

Obviamente, um cômodo no qual ficam suas roupas e objetos pessoais, e que você passa a noite, não poderia ficar tanto tempo sujo e desarrumado.

Da mesma forma, os seus arquivos precisam se manter organizados, não sofrer uma “faxina” depois de você perder algum arquivo importante.

Adote um padrão

Outra dica importante para garantir que os seus arquivos fiquem sempre organizados e sejam encontrados de maneira fácil é adotar um padrão para a classificação deles.

Aqui vão algumas sugestões que você pode seguir na hora de escolher como deseja organizar os arquivos:

Tópico

Talvez o seu trabalho envolva várias atribuições, que podem ser divididas em tópicos. Criar uma pasta para cada tópico facilita buscar as informações de acordo com a necessidade do momento.

Dentro de cada pasta, você poderia colocar os respectivos arquivos ou até subpastas e, se for necessário, classificar um grupo de arquivos mais específico dentro do mesmo tema geral.

Por exemplo, se você trabalha com várias facetas do Marketing de Conteúdo, poderia dividir os arquivos em pastas do tipo:

  • redação;
  • revisão;
  • recursos gráficos;
  • planejamento de conteúdo.

Data

Outra opção é classificar todos os arquivos por data, criando uma espécie de linha do tempo no seu computador. Mas essa abordagem só faz sentido quando falamos de pastas com arquivos sobre o mesmo assunto, e não pastas centrais.

Retomando o exemplo anterior, não seria produtivo classificar diferentes tópicos apenas em ordem cronológica, mas seria interessante usar as datas nas subpastas. Ficaria algo como:

  • redação > artigos Comunidade Rock Content > (01/2018), (02/2018), etc.

Dessa forma, você conseguiria organizar os arquivos por tópico e por data ao mesmo tempo, o que daria um controle ainda melhor, de forma geral.

Extensão de arquivo

Caso você use documentos de vários formatos, também pode ser uma boa ideia separá-los de acordo com as extensões. Designers, por exemplo, lidam com arquivos idênticos, mas em formatos diferentes.

Mesmo que você não tenha documentos parecidos, ainda se torna mais fácil encontrar o que precisa por eliminar formatos em que o conteúdo não está.

Projeto

Não poderíamos descartar a ideia de separar seus documentos por projeto. Para quem trabalha com diferentes clientes, ou possui vários projetos sob a mesma conta de usuário do computador, vale a pena.

Assim, você consegue colocar sob a mesma pasta tudo que está relacionado ao projeto ou objetivo em questão, e descartar o restante na hora de trabalhar nele.

Por fim, qual é a melhor de todas as opções apresentadas? Você não precisa escolher apenas uma. Aliás, faz bem e usá-las em conjunto.

Classifique os arquivos por projeto. Dentro de cada projeto, separe diferentes tópicos, se necessário. Em cada um, organize os arquivos por datas ou por extensão de arquivos.

Tenha um sistema para nomear seus arquivos

Usar um sistema para nomear os arquivos dá um padrão e facilita encontrar qualquer documento, mesmo que você não tenha certeza de onde ele está guardado.

Por exemplo, se seguir sempre a ordem “nome do arquivo/mês/ano”, é assim que vai pesquisar todos os documentos. Pode parecer bobagem, mas a sua mente vai se acostumar com o sistema adotado e vai usá-lo de forma automática quando tiver de encontrar algo.

Ao nomear os arquivos, há quem prefira hífen (nome-do-arquivo), underline (nome_do_arquivo) ou espaços (nome do arquivo). Também há quem goste de nomes curtos e diretos ou nomes descritivos, mesmo que mais longos. Use o sistema que funciona melhor para você. O mais importante é a consistência.

Faça backups regularmente

Lembra-se da situação que descrevemos no início? Já cuidamos da parte da organização. Mas ainda falta lidar com o imprevisto.

Dizem que uma pessoa prevenida vale por duas, e no caso da sua máquina, vale seguir isso à risca e fazer logo uma cópia de todos os seus dados, por meio de backups constantes.

Você pode configurar sua máquina para fazer backups e salvá-los em um HD externo ou manter uma cópia de tudo na nuvem. A nossa dica? Use os dois. Assim, mesmo que o seu HD externo seja comprometido (pode acontecer), ainda terá seus principais arquivos a salvo.

Aplicativos de organização e armazenamento de arquivos podem facilitar o backup. Os já conhecidos Dropbox e Google Drive contam com apps nativos, que facilitam guardar seus arquivos na web e em pastas diretamente no computador.

Guardar e organizar seus arquivos não precisa ser um pesadelo. Com gerenciador de arquivos e bons processos de organização, vai ficar muito mais fácil e prático trabalhar e impedir que sua máquina fique pesada demais. Vale a pena gastar alguns minutos por dia para não perder horas valiosas tentando achar simples arquivos.

Existem muitos recursos para facilitar a sua vida, além do gerenciador de arquivos. Quer conhecê-los? Separamos uma aba completa com diversos aplicativos que podem te ajudar. Então, baixe agora a nossa planilha com mais de 100 ferramentas para produtores de conteúdo!