Por Leandro Resende

Publicado em 10/08/2018. | Atualizado em 07/12/2018


Separamos as melhores dicas de como organizar um email, com direito a gifs e explicações passo a passo para você aproveitar na sua rotina!

Cuidar da caixa de entrada do e-mail é uma tarefa essencial na rotina de trabalho. No entanto, como recebemos dezenas (ou, até mesmo, centenas) de mensagens diariamente, fica difícil gerir nosso tempo e conciliar todas as nossas tarefas, uma vez que precisamos dar atenção aos nossos clientes, newsletters, colegas de trabalho etc.

Porém, é possível otimizar nossa rotina, organizar nossos e-mails e dedicar nosso tempo ao que realmente importa. Vale lembrar que todo modelo de trabalho é único e personalizável, deve ser adaptado ao seu dia a dia e, de fato, ajudar você na execução das tarefas.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura!

1. Separe por pastas

Crie pastas exclusivas para organizar seus e-mails. Você pode fazer, por exemplo, uma pasta para e-mails internos, outra para clientes, outra para os Analistas etc. Basta selecionar um e-mail recebido, clicar no ícone “mover para” e Criar um novo marcador. Veja só:

2. Crie filtros automatizados

Outro recurso muito útil do Gmail são os filtros automáticos de e-mail. Isso permite que algumas mensagens sejam automaticamente enviadas para uma pasta específica e, para isso, você pode segmentar os filtros por remetente ou assunto. Veja estes passos:

  1. Abra o seu e-mail pelo Inbox — outro recurso do Google para gerenciamento de e-mails;
  2. Na lateral esquerda, encontre a aba que deseja editar e clique no ícone de configurações;
  3. Clique no botão “Adicionar”, para criar um novo filtro;
  4. Insira o e-mail ou assunto que deseja filtrar e salve;
  5. Desative a opção “Agrupar mensagens na ‘Entrada’”;
  6. Marque a opção “Pular entrada” e feche.

3. Importe filtros do coleguinha

Sabe a regra que diz que colar do coleguinha é errado? Aqui está permitido! Se seu colega tem um conjunto de filtros que é a solução perfeita para você, você pode utilizá-los em seu e-mail. Para isso, primeiramente, peça que el@ faça o download dos filtros, seguindo estes passos:

  1. Clique em configurações > Filtros e endereços bloqueados;
  2. Selecione todos os filtros desejados e clique em “Exportar” para que o arquivo seja baixado.

Em seguida, é o momento de importar os filtros:

  1. Vá em configurações > Filtros e endereços bloqueados;
  2. Clique em “Importar Filtros” e selecione o arquivo mailFilters (que seu coleguinha baixou e enviou pra você) e abra o arquivo;
  3. Marque a opção “Aplicar os novos filtros aos e-mails existentes”;
  4. Clique em “criar novos filtros”.

4. Utilize templates

É comum repetir a mesma mensagem em diversas situações. Seja para passar alguma orientação, seja para fazer alguma solicitação. Por isso, em vez de redigir o mesmo e-mail várias vezes, você pode criar uma resposta automática. Além de otimizar o tempo, a chance de você esquecer de falar algo importante é minimizada.

  1. Vá nas configurações do seu e-mail;
  2. Clique em “Avançado”;
  3. Ative a opção “Respostas automáticas (modelos);
  4. Salve as alterações.

Após ativar a opção de respostas automáticas, é o momento de salvar a mensagem. Para isso, siga os passos:

  1. Abra um novo e-mail e apague sua assinatura (se houver);
  2. Insira o assunto e a mensagem que ficará salvo;
  3. Clique nos três pontinhos ao lado da lixeira > Respostas automáticas > Nova resposta automática;
  4. Salve o nome do template;
  5. Para utilizar, basta clicar novamente nos três pontinhos e escolher o template desejado.

Ainda que pareça um pouco complicado mexer nas configurações do e-mail, essa é uma tarefa que exigirá apenas um esforço inicial, mas que poderá auxiliar você no dia a dia e refletir em uma rotina mais produtiva.

Confira também o nosso Gerador de Assinatura para e-mail, outra ferramenta que pode facilitar a organizar seu e-mail.

Gostou das dicas? Ficou alguma dúvida? Entre em contato comigo! Estou no e-mail e na minha mesa!

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