Por Samanta Jovana

Redatora da Comunidade Rock Content.

Publicado em 20/10/2017. | Atualizado em 07/12/2018


Sua assinatura é a mensagem que te acompanha em todos os emails enviados. Ela deve falar sobre você, mas também deve oferecer meios de atrair e converter pessoas. Aprenda tudo neste artigo!

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O que constitui a assinatura de e-mail perfeita? E por que é importante acertar na hora de criar a sua?

Nos dias de hoje, uma assinatura de e-mail é um dos primeiros contatos que uma pessoa tem com você no mundo virtual. Ela funciona, então, mais ou menos como um cartão de visitas e pode impressionar ou não, levando o seu interlocutor a confiar na sua mensagem ou a pensar duas vezes a respeito do seu conteúdo.

Por isso, é uma boa ideia investir na criação de uma assinatura de e-mail personalizada, que tenha a ver com você e passe toda a seriedade, transparência — e informações importantes! — que se deseja passar. No artigo de hoje vamos ensinar como fazer isso em 7 dicas de diagramação muito simples. Fique atento!

1. Evite o excesso de informações

O primeiro erro que a maioria das pessoas comete ao criar assinaturas de e-mail é incluir informações demais no seu conteúdo. Isso pode acontecer porque elas pensam que é relevante ser encontradas de qualquer forma por seus contatos, mas não sabem exatamente como dispor dessa informação e acabam criando massas de texto muito grandes para essa peça, que geralmente tem um tamanho singelo.

Uma assinatura de e-mail não deve funcionar como uma autobiografia, resumindo tudo que você já fez na sua vida profissional. Ela precisa conter os seus principais dados de contato, a sua certificação e o que você faz da vida. Com essas informações qualquer pessoas que estiver falando contigo terá o bastante para conhecê-lo.

Quanto mais dados você inclui em uma assinatura de e-mail, mais você desencoraja as pessoas de clicarem nos seus links, o que pode ser uma péssima ideia. Afinal, você deve colocar o endereço do seu site, portfólio e redes sociais ali e nestes perfis o seu contato terá real oportunidade de conhecê-lo melhor.

Mantenha, portanto, em sua assinatura de e-mail apenas o essencial. Vamos supor, a título de curiosidade, que você odeia falar ao telefone para negociar coisas de trabalho. Então talvez seja uma boa ideia não incluir essa informação na sua assinatura de e-mail, para não encorajar as pessoas a lhe procurarem por meio deste canal.

Simplifique, elimine e reduza a quantidade de dados que pretende adicionar a sua assinatura de e-mail até atingir o montante perfeito de informações.

2. Escolha uma paleta de cores que faça sentido

Para a sua assinatura de e-mail ser realmente atraente e conquistar o olhar das pessoas que recebem seus contatos ela precisará ter uma paleta de cores harmônica. Mas como escolher que tons utilizar na hora de montar essa peça fundamental da sua comunicação pessoal?

O truque é manter o uso de cores mais próximo do mínimo possível. Quando você utiliza um monte de tons e variações corre o risco de criar um design que mais distrai as pessoas da sua informação do que as ajuda a absorvê-la. E não é isso que queremos, principalmente em uma assinatura de e-mail.

Limitar a sua paleta de cores intencionalmente vai garantir que o seu design é funcional e eficiente, ao mesmo tempo que parece elegante e formal o suficiente para ser a assinatura de e-mail de um profissional. Entretanto, apenas saber que não dá para escolher todas as cores do arco-íris para compor a sua assinatura de e-mail não lhe ajuda exatamente a escolher os tons certos para utilizar em sua assinatura, não é mesmo?

Uma boa técnica para selecionar quais tons exatos utilizar é utilizar cores que você gosta ou já fazem parte da sua comunicação. Se você tem um logo, por exemplo, pode selecionar alguns de seus tons e fazer uma combinação com eles para compor a paleta de sua assinatura de e-mail.

Mas caso não o tenha, há outras formas de se inspirar. Uma combinação de preto + outra cor (literalmente qualquer cor) cria um belo contraste que complementa as informações contidas no seu layout.

Visite sites como o Dribbble e se inspire nos layouts encontrados ali para compor as paletas de cores da sua assinatura de e-mail. É sempre uma boa ideia procurar por referências de design nesses momentos e sites de portfólio podem ajudar.

3. Tente não usar fontes demais

Quando falamos para você não utilizar cores demais, estamos tentando protegê-lo de criar um monstro de Frankenstein, cheio de partes que não tem exatamente a ver uma com a outra por falta de experiência com o design. Mas é claro que se você tiver familiaridade com a área poderá ousar um pouco mais e criar paletas que fogem um pouco às nossas sugestões.

O mesmo pode acontecer quando o assunto é a utilização de tipografias numa assinatura de e-mail. Para a maioria das pessoas, menos é mais e criar composições que utilizem uma mesma família tipográfica, variando apenas os seus pesos, é a melhor ideia possível para não errar. Todavia, designers podem discordar disso e querer ousar um pouco mais com combinações de duas ou três famílias complementares.

No geral, não é uma boa ideia encher a sua assinatura de e-mail com múltiplas fontes porque isso pode prejudicar seriamente a leiturabilidade dela. Essa peça é parte muito pequena de um todo e, por isso, não deve jamais chamar mais atenção do que o conteúdo do e-mail em si.

Dito isso, o nosso conselho é que você encontre uma tipografia que tenha mais de um peso (negrito, itálico e light, por exemplo) e seja muito fácil de ler. Você escapará da necessidade de incluir outras fontes para destacar informações específicas apenas utilizando os pesos diferenciados da fonte em questão em momentos particulares, como no seu nome ou na profissão que você exerce.

Experimente com tamanhos diferentes também. Essa é outra estratégia para não ter de incluir uma nova tipografia na jogada e ao mesmo tempo conseguir o efeito de diferenciação que você tanto deseja entre os elementos textuais que compõe a sua assinatura de e-mail.

4. Escolha uma foto com uma apresentação profissional

Decidiu que vai utilizar uma foto sua na assinatura de e-mail? Isso é uma ótima maneira de torná-la pessoal e apresentar-se para as pessoas com quem você está falando, mesmo que virtualmente. Mas há critérios para escolher essa foto da maneira mais adequada e tornar a sua assinatura de e-mail ainda mais incrível do que você jamais imaginou.

Não é preciso que a foto que você escolheu para integrar a sua assinatura de e-mail tenha sido tirada por um profissional, mas é preciso que ela tenha uma aura profissional. Você consegue compreender a diferença?

Quando falamos em uma aura profissional, estamos querendo dizer que ela parece ter sido tirada em um dos seus melhores momentos, em que você estava bem vestido e pronto para conquistar o mundo. A foto em questão precisa ter uma boa qualidade e ao mesmo tempo carregar rápido o suficiente para aparecer nos mais diversos leitores de e-mail disponíveis por aí. Para isso, você quer salvá-la em menos de 500kb e, ao mesmo tempo, em máxima qualidade, aumentando as chances de que ela seja visualizada de forma bem-sucedida.

Você não é obrigado a colocar uma foto na sua assinatura de e-mail, mas isso é uma boa ideia porque muitas vezes você nunca conhecerá pessoalmente as pessoas com quem mais se comunica por essa plataforma. Assim, fica parecendo que ambos foram apresentados e cria-se um clima amistoso. Considere essa possibilidade quando estiver desenvolvendo o seu layout.

5. Faça dela mobile-friendly

Não dá para fazer absolutamente nada hoje para a internet sem pensar no mobile, não é mesmo? É difícil imaginar que todas as pessoas com que conversamos no dia a dia estão por detrás de um desktop o tempo todo e, francamente, pouco realista. A maioria acessa seus e-mails do celular enquanto está no transporte público, na fila do banco ou até mesmo no cabeleireiro.

Por isso, você precisa pensar em como a sua assinatura de e-mail se adapta para os dispositivos mobile, como celulares e tablets, no momento de sua criação. Afinal, não adianta nada que ela pareça perfeita, mas apenas nos computadores. Você sabe que o seu público não está apenas ali e seria um erro deixar de considerar as suas necessidades.

O primeiro aspecto que você deve considerar ao pensar uma assinatura de e-mail mobile-friendly, portanto, é a sua escala. As telas de celulares são muito menores que as dos computadores e por isso é preciso que tenhamos layouts adaptáveis, que será facilmente vistos nestes dispositivos.

É preciso se certificar, por meio de testes, que tanto imagens quanto textos contidos em sua assinatura de e-mail serão legíveis em um dispositivo móvel e não oferecerão problemas de entendimento. Feito isso você pode pensar que o seu trabalho acabou, mas ele só está começando.

Há que se considerar se os links que existem na sua assinatura são clicáveis em dispositivos móveis, ou seja, se dá para acessá-los com o toque. Você deve verificar se eles não são pequenos demais ou não estão próximos demais, por exemplo.

Feito isso, vale lembrar que cada celular tem um tamanho de tela diferente. Então mesmo que no seus testes tudo funcione perfeitamente em seu aparelho, pode acontecer de sua assinatura não ser exatamente perfeita no dispositivo de terceiros. É o caso de continuar melhorando-a sempre.

6. Use elementos gráficos simples

Toda a nossa lista até então tem um tema comum, o de que menos é mais. Falamos sobre a importância de economizar no uso de cores na hora de criar a sua assinatura de e-mails e explicamos para você porque é melhor usar menos tipografias diferentes e mais variações da mesma família se você quiser uma composição coesa. Agora vamos bater novamente nessa tecla, mas para falar de ícones e gráficos.

Se você tiver de incluir elementos como ícones de redes sociais e símbolos em sua assinatura de e-mail, definitivamente o faça! Ilustrar conceitos é uma ótima maneira de poupar espaço na peça e torná-la mais lúdica e divertida, sem entretanto tirar seu profissionalismo e seriedade. Todavia não seja leviano na hora de escolher os elementos que incluirá em seu layout.

Gráficos, símbolos e ícones extremamente complexos provavelmente não vão funcionar. Lembre-se que a assinatura de e-mail é uma peça pequena, que não tem espaço para tanta coisa assim. Por isso, você vai querer optar pela simplicidade e por grafismos que possam ser reduzidos sem a perda de sua qualidade.

Se você tem experiência com criação, pode experimentar desenhar seus próprios ícones. Mas caso não, pode encontrar em sites como o TheNounProject um monte de vetores gratuitos para utilizar na sua próxima assinatura de e-mail.

7. Coloque ícones de mídias sociais para ganhar tráfego

Dentre os ícones que você pode incluir na sua assinatura de e-mail, uma boa ideia é adicionar aqueles que representam as redes sociais das quais você faz parte. Pode parecer que não fará diferença, mas a presença desses ícones de redes sociais na sua assinatura de e-mail é uma oportunidade de alavancar o tráfego das suas páginas a cada vez que você faz um contato.

Considere que você fala com pelo menos 10 pessoas por dia, todos os dias, por e-mail. Já pensou se todas essas pessoas clicassem pelo menos uma vez em um de seus links de redes sociais? Pode não parecer muita coisa, mas no longo prazo são possíveis novos seguidores que podem vir a compartilhar do seu conteúdo e a se tornarem grandes fãs.

Aproveite então a oportunidade e use a sua assinatura de e-mail para divulgar seu blog e o seu perfil nas principais redes sociais.

Se você conduz negócios por e-mail, uma assinatura é essencial. Ela deve ser simples, informativa, profissional e criativa, atraindo ao mesmo tempo a atenção e a confiança de quem recebe a sua mensagem. As dicas levantadas aqui o ajudarão a criá-la com sucesso, pois levam em consideração tudo isso e priorizam o que é importante na hora de criar uma assinatura de e-mail.

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